Saiba como organizar o setor de contas a pagar da sua escola

contas a pagar

Manter o controle de contas a pagar é uma tarefa que deve ser feita com muito cuidado e atenção, pois as falhas em seu gerenciamento podem trazer muitos prejuízos à escola.

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O bom andamento do setor de contas a pagar,  ajuda a manter o equilíbrio financeiro da instituição. No entanto, deve-se tomar uma série de medidas para que nada escape a esse controle, como diferenciar os tipos de gastos, administrar os pagamentos e controlar o fluxo de caixa.

A seguir, acompanhe nossas dicas sobre como organizar o setor de contas a pagar. Assim, você poderá otimizar esse processo, de modo que todas as falhas possam ser eliminadas. Acompanhe!

Entenda a importância de manter o controle de contas a pagar

O primeiro passo para manter a organização do setor é definir uma série de processos. Deixar de pagar as contas pode colocar em risco a credibilidade e imagem da escola junto ao mercado. Por isso, tenha em mente que estabelecer rotinas de gerenciamento e controle é fundamental para o bom andamento de toda empresa.

Saiba como manter o setor de contas a pagar organizado

Existem procedimentos que têm a finalidade de facilitar a organização do setor. Confira alguns deles, a seguir.

Controle todos os tipos de gastos

Para uma boa gestão financeira, faça a classificação dos tipos de pagamentos. Deve-se distinguir o que são custos de gastos e despesas, contribuindo para o bom andamento financeiro do negócio.

Ao distinguir os valores, é possível apurar com mais eficiência os tipos de contas que a escola tem e, se for o caso, tomar decisões com base nessas informações. Sendo assim, classifique como custos as contas efetuadas com a prestação do serviço pela instituição, como a compra de materiais para uso em sala de aula, de equipamentos eletrônicos etc.

Há também a classificação de gastos, que são as aquisições feitas para que a escola funcione, como valores pagos aos serviços de instalações elétricas. Já as despesas, são as contas efetuadas para manter a escola funcionando, como despesas com aluguel, folha de pagamento, conta de luz etc.

Gerencie os pagamentos

Todos os pagamentos devem ser controlados à risca. Por isso, anote a data de vencimento para cada tipo de custo, gasto ou despesa que a escola tenha e confira, todos os dias, quais contas devem ser pagas. Manter o controle atualizado evita problemas como a falta de pagamento ou, até mesmo, o pagamento em duplicidade.

Além disso, toda e qualquer movimentação deve ser anotada. Da mesma forma significa fazer o registro de todos os gastos, até pequenas despesas que possam ser consideradas sem importância. Ao deixar de anotar alguma saída de dinheiro, corre-se o risco de ocasionar erros na verificação do fluxo de caixa.

Mapeie os valores recebidos e a receber

A organização do setor interfere no controle do fluxo de caixa, que é a entrada e saída de dinheiro da escola. Para que esse processo seja eficiente, os valores recebidos e a receber também precisam ser corretamente contabilizados.

Mapear essa movimentação é importante tanto para controlar e evitar a inadimplência, quanto para analisar e controlar os gastos. Dependendo do quanto se tem a receber, a escola pode ou não se comprometer com despesas extraordinárias.

Monitore os prazos

Manter as contas em dia evita o gasto desnecessário com juros e multas por pagamento em atraso. Além disso, transmite ao fornecedor a imagem de uma empresa organizada e boa pagadora. Ao monitorar os prazos e controlar as datas de vencimento, fica mais fácil negociar prorrogações de pagamento caso sejam necessárias.

É importante lembrar-se de que, em caso de pagamentos de impostos e taxas que tenham o vencimento aos finais de semana, a quitação do valor deve ser feita sempre no dia anterior. Já os pagamentos por boletos bancários, em que se o vencimento também ocorrer nessas condições, o valor pode ser pago no próximo dia útil.

Lembre-se de que alguns órgãos públicos e credores costumam oferecer vantagens a quem paga as suas contas antes do vencimento, como descontos nas próximas faturas. Por isso, esse é um ótimo argumento para manter os pagamentos em dia.

Renegocie as dívidas

Caso aconteça algum problema e uma conta deixe de ser paga no dia do vencimento, entre em contato imediatamente com o fornecedor e tente uma renegociação do prazo. Se não for possível, tente renegociar o pagamento de juros e multas para que seja cobrado o menor valor possível e não prejudique as finanças da escola.

Faça orçamentos variados antes de comprar

O setor de compras deve sempre estar alinhado com contas a pagar antes de fechar um negócio. Esse procedimento contribui para evitar o acumulo de pagamentos ou gastos excessivos. Assim, uma boa prática é fazer pelo menos três orçamentos com fornecedores diferentes! Com isso você consegue avaliar tanto o preço quanto o prazo de pagamento de diferentes empresas.

Como um sistema de gestão pode facilitar o controle de contas a pagar

Uma alternativa para que todo esse controle seja realmente eficiente e sem erros é contar com o apoio de um software de gestão. O sistema oferece uma série de recursos que possibilitam a organização e o planejamento do setor de maneira ágil e segura. Isto gera diversas vantagens à escola! Veja só: 

Maior controle dos pagamentos

O ideal para uma boa gestão de contas a pagar é que seja feita uma programação anual dos gastos. Concomitantemente, essa previsão precisa ser revista. Além disso, esse procedimento contribui para evitar gastos desnecessários e identificar os meses com maiores despesas.

Menor ocorrência de erros

Manter esse controle de forma manual é realmente uma tarefa arriscada. Portanto, o uso de planilhas eletrônicas pode gerar diversos tipos de falhas! Por exemplo erros como de digitação ou esquecimento da data de pagamento. Ao automatizar o setor de contas a pagar, esse tipo de problema é praticamente eliminado.

Facilidade no controle de resultados

Uma das atividades da gestão de contas a pagar é fazer o acompanhamento dos resultados, que podem ser diários, mensais ou anuais. Um software de gestão oferece relatórios financeiros que permitem a análise detalhada da movimentação. Isto contribui para a tomada de decisões mais estratégicas.

Uma boa gestão de contas a pagar requer uma série de cuidados. Existem diversos processos que devem ser seguidos à risca a fim de não comprometer as finanças. Como por exemplo manter registro dos pagamentos, controlar prazos e mapear valores. Além disso, contar com um software de gestão pode ser uma boa alternativa para tornar esse processo mais ágil e seguro.

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