De acordo com pesquisas, a média de inadimplência nas instituições de ensino é de cerca de 20%. Para reduzir esses números e ter um maior controle financeiro, gestores escolares estão se reinventando e utilizando diferentes estratégias como a notificação de cobrança por e-mail e o envio de SMS. Quer saber como essa prática está ajudando as escolas a reduzir o número de alunos inadimplentes, como usá-la da maneira correta e de que forma a tecnologia pode auxiliar esse processo? Continue a leitura e saiba todas as respostas!
Por que a notificação de cobrança por e-mail e SMS é eficiente?
Quando o assunto é inadimplência nas instituições de ensino, o tom da conversa já fica mais sério com os pelos empresários do setor. No entanto, um sistema de cobrança adequado pode ajudar muito nessa tarefa e, assim, tranquilizar os gestores escolares.
Quando são utilizadas as notificações de cobrança por e-mail e SMS, a escola tem a vantagem de possuir um documento por escrito sobre o acordo feito com o cliente. Desse modo, consegue ter maior segurança e controle. Além disso, esses envios são muito importantes para comprovar a transparência da instituição na justiça em caso de processos jurídicos.
Outro benefício desse tipo de comunicação é que isso facilita a resposta do cliente, pois ele pode, de modo prático e rápido, dar um retorno sobre o dia em que pretende pagar a dívida ou até mesmo explicar o motivo do atraso no pagamento. Na correria do dia a dia é comum deixar passar esse tipo de informação, e quando se tem uma ferramenta para lembrar dos vencimentos, os números de inadimplência caem drasticamente.
Caso seja expressa na mensagem de retorno do cliente que a falta de pagamento se deve a problemas financeiros, mas que há o desejo de quitar a dívida o mais breve possível, a instituição pode iniciar uma negociação para o parcelamento dos débitos pelo próprio e-mail ou por SMS.
Por outro lado, se não houver uma resposta da mensagem, o próprio envio da notificação pode ser a base para um telefonema. Nessa conversa — que tem um tom mais pessoal —, a escola pode perguntar se o cliente recebeu a mensagem corretamente e, a partir daí, reforçar o motivo do contato.
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Bons exemplos
O sistema de notificação de cobrança por e-mail e SMS pode ser usado antes mesmo de o cliente se tornar inadimplente, pois lembretes sobre o vencimento de uma fatura podem ser enviados antes da data limite do pagamento.
Um exemplo bem-sucedido dessa prática é feito pela empresa de cartões de crédito Nubank. Ela envia e-mails para todos os seus usuários alguns dias antes da data para o pagamento da fatura. Nesse aviso simples são incluídas informações sobre os benefícios de fazer a quitação no dia do vencimento, bem como as consequências de não o fazer.
Outra boa dica aqui é oferecer descontos nos pagamentos antecipados! Além de melhorar consideravelmente os níveis de inadimplência e ao enviar o e-mail ou SMS lembrando desta informação, os níveis de pagamento serão potencializados.
Até o momento, vimos inúmeros benefícios que a instituição tem ao utilizar a notificação de cobrança por e-mail e SMS. Quer saber qual é o modo correto de enviar essas mensagens? Falaremos sobre isso no próximo tópico!
Quais são as melhores práticas de notificação?
1 – Organize a rotina das mensagens
A primeira ação a ser tomada é a definição de frequência das mensagens. De acordo com as normas de ética, elas não devem ser enviadas fora do horário comercial — de segunda a sábado, das 8 às 18h — nem aos domingos e feriados.
Mandar notificações em horários que podem atrapalhar o descanso do cliente fere o Código de Defesa do Consumidor e pode gerar uma reclamação na justiça.
Além disso, é preciso também fixar as datas em que os clientes serão notificados. As mensagens podem ser enviadas três dias antes do vencimento da conta, por exemplo. Caso o pagamento não seja realizado, no dia seguinte o cliente poderá receber uma nova notificação.
2 – Cuide do teor das notificações de cobrança
O texto do e-mail ou da mensagem SMS deve ser redigido com cuidado — a instituição deve passar para o cliente um tom respeitoso durante todo o contato. Algo que vai ajudar você a encontrar a linguagem correta é lembrar que o objetivo da notificação não é só receber o dinheiro, mas preservar a relação comercial entre as partes.
Por outro lado, o conteúdo não pode ser tão informal a ponto de esconder a seriedade do assunto tratado. Por isso, a notificação deve gerar respeito e seriedade. Sendo assim, mensagens diretas e sem rodeios desnecessários serão mais eficazes.
3 – Inclua um prazo específico para o pagamento
É válido incluir na mensagem o prazo para que o cliente quite a dívida — este pode ser de 2 a 5 dias. No entanto, é muito importante colocar uma advertência informando que, caso o pagamento já tenha sido feito, o e-mail ou SMS deve ser desconsiderado.
Outra dica importante aqui é sempre enviar em anexo o boleto de pagamento. Se por acaso ele estiver vencido, envie junto o boleto atualizado, isso centraliza as informações em um só lugar e facilita o responsável na hora de fazer o pagamento.
4 – Ofereça opções para resolver o problema
A instituição que oferece algumas alternativas para que o cliente quite o seu débito aumenta suas chances de receber o pagamento e diminui o atrito nessa delicada relação comercial. Para isso, deixe bem claro na mensagem que a escola está disponível para um acordo que beneficie ambas as partes.
Além disso, você pode anexar um novo boleto bancário com um prazo maior para o pagamento, se for o caso. Deixar bem claros os canais que o cliente pode utilizar para se comunicar com a instituição — como telefone, e-mail, chat e redes sociais — isso também é fundamental para incentivar a negociação.
Como um sistema de gestão escolar pode ajudar nesse processo?
Todo esse processo de notificação de cobrança por e-mail e SMS pode ser automatizado quando a escola conta com um sistema de gestão. Por meio dessa tecnologia é possível criar mensagens atraentes e mais adequadas para a cobrança.
Além disso, a instituição pode agendar um envio automático de notificações para os horários mais convenientes para os seus clientes. Outro benefício do sistema de gestão é poder escolher para quem as mensagens serão enviadas.
Com base no histórico de mensagens, a escola pode ter um painel sobre as notificações encaminhadas para cada inadimplente e, desse modo, simplificar o trabalho de sua equipe interna. Com essas demandas automatizadas, esses profissionais podem usar seus talentos em outros projetos mais estratégicos para a instituição.
Além disto um aplicativo escolar pode fazer toda a diferença nessa hora. Pelo app, em poucos clientes, o responsável financeiro consegue ter acesso a todos os boletos pagos e os a vencer.
Em vista de todos esses benefícios, o que acha que implantar agora mesmo um sistema de notificação de cobrança por e-mail ou SMS em sua escola? Entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo a implantar essa incrível ferramenta!
