Como organizar a secretaria escolar?

Como organizar a secretaria escolar?

Quando entramos em uma escola pela primeira vez, o nosso destino é certo: a secretaria escolar. É lá que vamos buscar as primeiras informações. Mas, a secretaria escolar também é um setor que possui muitas responsabilidades no cotidiano da instituição de ensino.

É lá que são mantidos os registros, arquivos e documentos de todos os envolvidos na escola: alunos, professores e funcionários. Os trâmites administrativos para que a escola funcione também são realizados pelos que trabalham na secretaria escolar.

Por ser a porta de entrada da instituição de ensino e também o seu coração, a secretaria escolar precisa apresentar organização e ter profissionais que possam acolher quem ali chega precisando de alguma solução.

Mas, com tanto entra e sai e muito trabalho a ser feito, será que é possível manter a organização. Sim, é possível e, na verdade, essencial. Precisando de ideias? Veja aqui:

01 Tenha o necessário

Não adianta querer organização sem ter aonde colocar material. Por isso, é fundamental que a secretaria escolar possua armários, prateleiras e alguns gaveteiros. Caixas organizadoras e arquivos são excelentes para guardar documentos, de acordo com a necessidade de acesso. O local também precisa de mesas e cadeiras, dispostos de forma a não atrapalhar a circulação.

02 Setorize

Cores e etiquetas são aliadas na setorização. É importante adotar esse tipo de organização, pois fica bem mais fácil achar os documentos quando estão arquivados por tipo (históricos, relatórios, memorandos, certificados e outros papéis que possam ser requeridos por pais, professores ou gestores). Dentro de cada tipo, estude a melhor forma de arrumá-los: por data ou ordem alfabética.

03 Atenda bem

O atendimento na secretaria deve ser cordial e prestativo. Os funcionários precisam estar treinados para resolver os problemas que aparecerem, além de saberem discernir o que deve ser encaminhado à direção ou à coordenação pedagógica. Importante também é atender ao telefone. Deixar tocar não é bom para quem liga e nem para quem está junto à secretaria, vendo o descaso dos funcionários com as ligações.

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04 Use a tecnologia

Se você parar para pensar, a secretaria tem mesmo muito trabalho. Para ajudar no dia a dia, nada melhor do que apostar na tecnologia. Diversos sistemas de gestão escolar podem auxiliar na organização e facilitar o trabalho, deixando os funcionários mais livres para atendimentos. E, por falar em atendimento, eles também têm espaço nos softwares. Pais podem acessar informações como faltas, notas e horários através da plataforma, sem necessidade de ir até a escola. Pedidos referentes à documentação também podem ser feitos online. Todo mundo sai ganhando.

05 Conserve a organização da secretaria escolar

Organizar parte de uma cultura. Ao invés de perder tempo tendo que arrumar o setor toda hora, ajude a equipe a manter a organização. Algumas regras valem ouro nessa hora: se tirou do lugar, coloque onde estava; alguém pediu emprestado; cobre a devolução; se o papel não serve mais, descarte. Lembre-se que você não trabalha sozinho. A máxima “eu sei onde está” aqui não vale. Afinal, todos que ali trabalham precisam saber onde está tudo.

Compartilhe as suas experiências na organização da secretaria. O que a sua escola tem feito para melhorar o setor?

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