A captação de alunos é um conjunto de ações e estratégias que visam atrair e transformar pessoas em alunos matriculados. Ela pode ser usada tanto para o ensino superior, como faculdades e universidades, quanto para a educação básica, ou seja, a educação infantil, ensino fundamental e médio.
No entanto, apenas um bom processo de captação não é o suficiente para o sucesso da gestão escolar e do empreendimento. É preciso que políticas de retenção de alunos sejam aplicadas, a fim de que aqueles que foram captados não abandonem o ensino no meio do percurso. Esse é um processo constante e que precisa ser analisado por meio de vários fatores, visto que cada tipo de instituição precisa de medidas diferenciadas.
Pensando nisso, separamos neste artigo 5 passos para que o gestor consiga estruturar a retenção de alunos e gere resultados satisfatórios na permanência dos que foram captados. Acompanhe!
1. Comece a análise pela captação de alunos
Antes de se preocupar com a retenção de alunos, é preciso analisar se as medidas de captação estão sendo eficientes. Afinal, somente com alunos já matriculados será possível aplicar formas de retê-los na instituição.
Quando um aluno ingressa em uma escola ou faculdade, é natural supor que esse estudante deseje concluir as etapas de aprendizado. No entanto, por questões de causas diversas, é possível que ele escolha terminar o seu relacionamento com a instituição.
Para evitar que a descontinuidade do estudo aconteça, é aconselhável expor com clareza e detalhes todas as informações referentes ao local de estudo e ao curso pretendido no momento em que ele é apresentado para o interessado, ou seja, na captação.
Isso porque, expondo todo o panorama, alinha-se a expectativa dos alunos e seus responsáveis, se for o caso, à realidade disponível na instituição.
2. Analise as causas de transferências
Como falado, vários são os motivos que levam um estudante a se retirar da instituição. Em alguns casos, a transferência para outro local de estudo pode não estar relacionado à antiga escola, como a mudança para um bairro distante ou outra cidade.
No entanto, na maioria das vezes, é possível identificar questões que desagradaram o aluno e seus responsáveis. Sendo assim, a dica é analisar os motivos das transferências com atenção. Somente a resposta dessa questão já identifica pontos em que a instituição precisa melhorar.
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3. Invista no relacionamento entre funcionários da escola e aluno
Existem muitas questões que podem ser solucionadas se houver uma conversa franca entre os gestores da instituição e os alunos e seus responsáveis. Dessa forma, é essencial melhorar o relacionamento para evitar a saída de alunos.
Podemos citar um aluno de ensino superior que está insatisfeito com um professor, assim como toda a turma. Se esses estudantes têm acesso à coordenação e podem manifestar seu desagrado, é possível que alguns pontos na instituição melhorem. Além disso, os alunos ficam satisfeitos com a receptividade e a liberdade de manifestar a sua opinião.
Do contrário, alunos que não são bem-vindos para uma conversa com os gestores permanecem com os mesmos problemas e ainda se sentem frustrados, o que pode facilitar a sua evasão da instituição.
Nesse contexto, também é possível utilizar as redes sociais a favor. Afinal, pode-se conversar com os alunos por elas, assim como por e-mail, o que deixa o canal de comunicação sempre aberto. Outra estratégia consiste em promover encontros que aproximem os funcionários da escola, pais e estudantes, como feiras culturais e convenções.
Por fim, é importante que os pais de alunos se sintam seguros com a escola para que a evasão não aconteça. Para tanto, deve-se manter um diálogo aberto com a instituição e sempre disponibilizar dados atualizados e constantes sobre o aluno e também sobre a escola.
4. Ofereça soluções para a inadimplência
A irregularidade financeira é um problema comum que preocupa a escola e, muitas vezes, pode ser a causa da evasão do aluno. Dessa forma, é preciso que o gestor tenha em mãos uma lista de pais e estudantes inadimplentes e sua situação escolar, a fim de analisar e desenvolver possíveis soluções para aquela família.
Isso porque negociar as dívidas e oferecer uma forma de pagamento menos rígida evita que o aluno abandone a instituição por questões financeiras. Além disso, essas medidas podem ser suficientes para reorganizar o orçamento familiar e, assim, sanar o problema, o que evita novos episódios de inadimplência.
Por outro lado, é preciso que a política de inadimplência seja escrita e leve em conta fatores como o tempo de casa do aluno e a sua regularidade de pagamento. Essas normas devem ser determinadas pelos gestores e seguidas por toda a equipe, visto que os responsáveis não podem escutar informações equivocadas provenientes de diferentes funcionários.
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5. Implemente um sistema de gestão que ajude a reter alunos
Todos os tipos de negócios estão passando por uma verdadeira revolução tecnológica. Isso porque nos últimos anos uma grande variedade de dispositivos, aparelhos, aplicativos e outros recursos foram criados, o que facilita os processos dentro de uma empresa.
O setor da educação não pode ficar de fora dessa facilidade. Dessa forma, a dica deste tópico é investir em um sistema de gestão que, dentro de seus mais variados recursos, ajude no processo de retenção dos alunos. Na realidade, a junção de várias ferramentas propicia a não evasão dos alunos, além de ajudar em outros pontos da dinâmica escolar.
Isso acontece porque um sistema de gestão integra todas as informações sobre alunos em um só lugar. Nele é possível gerar relatórios sobre a inadimplência e, assim, a escola tem um maior controle sobre os débitos e pode entrar em contato com os responsáveis para propor soluções, o que evita a evasão. Além disso, esse recurso permite que e-mails e SMS de cobrança sejam enviados, a fim de evitar o esquecimento de prazos.
Outra funcionalidade interessante é a análise de notas e presenças. Isso porque um aluno com notas baixas ou pouca frequência é um potencial estudante em evasão, visto que isso pode demonstrar desinteresse no curso ou insatisfação com a instituição. Ao intervir nesse ponto, é possível reter o aluno ao chamá-lo para conversar e resolver o problema.
Ajuda que pode fazer a diferença
Por fim, além do sistema de gestão, pode-se introduzir o uso de aplicativos para smartphones e tablets. Afinal, esse recurso otimiza a relação escola-aluno-responsáveis, visto que a comunicação é facilitada. Além disso, através deles os responsáveis não têm acesso somente às ocorrências negativas, mas também às positivas, o que motiva o estudante e favorece a sua permanência.
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